Worauf Sie achten sollten, wenn Sie Kontaktdaten elektronisch speichern
Ob Sie die Daten Ihrer Geschäftskontakte in einer Excel-Tabelle speichern oder ein professionelles Tool verwenden: Im Umgang mit personenbezogenen Daten ist eine besondere Sorgfalt Pflicht, insbesondere wenn Sie in Deutschland arbeiten.
Die Hauptgründe dafür sind:
1. Rechtliche Anforderungen:
In Deutschland gelten strenge Datenschutzgesetze, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese Gesetze legen fest, wie personenbezogene Daten erfasst, verarbeitet, gespeichert und geschützt werden müssen. Unternehmen, die Kundendaten speichern, müssen sicherstellen, dass sie diese Vorschriften einhalten, um hohe Geldstrafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
3. Datensicherheit:
Wenn Sie sensible Informationen über Kunden, Partner und Geschäftspartner speichern, müssen diese Daten vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder Missbrauch geschützt werden. Nur durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen kann die Integrität der gespeicherten Daten gewährleistet werden.
5. Rechte der Betroffenen:
Die DSGVO gewährt betroffenen Personen eine Reihe von Rechten, darunter das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten. Eine Kontaktdatenbank muss so gestaltet sein, dass diese Rechte einfach ausgeübt werden können.
2. Einwilligung der Betroffenen:
Personen, deren Daten erfasst werden, müssen darüber informiert werden, wie ihre Daten verwendet werden, und sie müssen ihre Einwilligung dazu geben. Kontaktdatenbanken enthalten oft eine Fülle von personenbezogenen Daten, von Kontaktdaten bis hin zu Verkaufshistorien. Die Verwendung dieser Daten ohne angemessene Zustimmung kann zu Verstößen gegen die Datenschutzgesetze führen.
4. Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
Unternehmen müssen nachweisen können, wie sie personenbezogene Daten verwenden. Sie sollten Protokolle führen, die aufzeichnen, wer auf welche Daten zugegriffen hat und welche Aktionen durchgeführt wurden. Dies ist wichtig, um im Falle von Datenschutzverletzungen oder Audits die Verantwortlichkeit nachweisen zu können.
6. Unternehmensreputation:
Datenschutzverletzungen können das Vertrauen der Kunden in ein Unternehmen beeinträchtigen. Ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten stärkt das Vertrauen der Kunden und erhält die Reputation des Unternehmens.
Kontaktverwaltung ohne Abstriche im Datenschutz
Contactbox CRM ist die Lösung, die Sie brauchen, um Datenschutzbestimmungen einfach zu erfüllen und Ihre Kontaktverwaltung auf die nächste Stufe zu heben. Mit unserer kostenlosen Contactbox.free können Sie Kontakte zentral speichern, mühelos durchsuchen und umfassende Profile mit relevanten Informationen erstellen - alles DSGVO-konform. Automatisierte Erinnerungen und Aktualisierungen sorgen dafür, dass Sie keine wichtigen Interaktionen mehr verpassen.
Contactbox
Ihre Vorteile
mit Contactbox CRM
1. Sicherheit:
Contactbox CRM kann auf Ihren eigenen Server installiert. So erhalten Sie volle Datenhoheit. Alternativ als Cloud-Anwendung wird Ihr Contactbox CRM über einen Server im Ruhrgebiet betrieben. Natürlich mit höchsten Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards und grünem Strom.
3. Rechtemanagement
Mit einem umfangreichen Rechtemanagement entscheiden Sie im Detail, wer Zugriff auf welche Kontakte erhalten darf. Auch einzelne Elemente wie ein Dateianhang können für verschiedene Benutzende ausgeblendet werden. Mit dem Benutzerlog haben Sie die Möglichkeit, Änderungen nachzuvollziehen und im Falle einer Auskunft alle Details sofort zur Hand.
2. Einwilligung der Betroffenen:
Contactbox enthält ein Verarbeitungsverzeichnis, mit dem Sie mit wenigen Klicks alle relevanten Informationen zu Ihren Kontakten hinzufügen können. Dazu gehört auch die Einwilligung und worfür die Daten gespeichert werden. Definieren Sie Löschfristen, um Kontakte automatisiert zu sperren, sobald ihr Verwendungszweck nicht mehr gegeben ist.
4. Einfach Auskunft erteilen:
Contactbox CRM speichert alle datenschutzrechtlich relevanten Informationen. Wer hat wann wozu einen Export der personenbezogenen Daten durchgeführt? Welche Informationen werden gespeichert und warum? Mit wenigen Klicks generiert Contactbox CRM sofort eine Datenschutzauskunft für die Betroffenen.
