Vermittlerin für Schulbegleitungen
Nadine Giesing
"Ich hatte Anfangs Sorgen, dass alles nur noch komplizierter wird und dachte, ich hätte eh alle Kontakte im Kopf. Jetzt freue ich mich, dass ich sie nicht mehr alle selbst behalten muss und die Kolleg:innen einfach in Contactbox CRM nachschauen können, anstatt mich fragen zu müssen. Die Arbeit ist wirklich einfacher geworden!"
Das Unternehmen
School Care GmbH
Die School Care GmbH vermittelt in Kooperation mit verschiedenen Jugendämtern Schulbegleitungen für Kinder mit Förderbedarf. Sie hat 14 Standorte und insgesamt über 1.400 Mitarbeitende.
Die Ausgangslage
Die School Care GmbH gründete sich aus einem Dienstleister für mobile Pflege und übernahm zunächst eine bestehende Filemaker-Lösung ihrer Muttergesellschaft,
Allerdings stellte sich schnell heraus, dass diese Lösung nicht zielführend für die Bedürfnisse der komplexen Darstellung von diversen Stakeholdern war. Informationen gingen verloren oder wurden erst garnicht von den Mitarbeitenden in der Filemaker-Lösung angelegt. Sie war in der Anwendung sehr kompliziert, zeigte kaum einen Mehrwert und entsprach aufgrund ihres Alters nicht den Voraussetzungen der DSGVO. Daher wurde sie im Unternehmen kaum bis garnicht genutzt.
Zielsetzung
Das neue CRM sollte die Filemaker-Lösung ablösen, in der täglichen Arbeit untertützen, die neuen Prozesse übersichtlich abbilden und in ihrer Anwendung einfach und intuitiv sein.
Sie sollte dabei helfen, alle verschiedenen Stakeholder in ihren Beziehungen darstellen zu können und außerdem die DSGVO-Anforderungen erfüllen.
Herausforderungen
Als Vermittlung für Schulbegleiter, war es eine besondere Herausforderung, die sensiblen Daten der Kinder und anderer zu schützen. Gleichzeitig sollte die Anwendung der DSGVO in der CRM nicht kompliziert sein.
Daneben war es notwendig, die Beziehungen abzubilden. Zu jedem Kind mit Förderbedarf gibt es Erziehungsberechtigte, Ansprechpartner an den Schulen sowie jene im Jugend- und Versorgungsamt. Die Schulbegleitungen müssen für eine erfolgreiche Vermittlung zudem genau auf den jeweilgen Fall und die Bedürfnisse passen, damit die Fluktuation gering gehalten werden kann und eine so vermittelte Begleitung zur Zufriedenheit aller Beteiligten beiträgt.
Die Lösung
Gemeinsam mit School Care richteten wir Contactbox CRM so ein, dass alle nötigen Prozesse abgebildet werden konnten.
Über eigene Felder können mit der Detailsuche sehr schnelle passende Begleitungen für ein Kind gefiltert und vermittelt werden. Darüber hinaus werden sämtliche Beziehungen in jedem Kontakt angezeigt. So behalten die Mitarbeitenden einen guten Überblick und können schnell zwischen den einzelnen Kontakten wechseln.
Der Erfolg
Nach unseren Interviews ein halbes Jahr nach Einführung, zeigten sich große Erfolge.
Die Filterung über die Detailsuche brachte nicht nut eine echte Arbeitserleichterung, sondern auch bessere Ergebnisse und entlastet die Mitarbeitenden. Besonders bei Telefonaten schätzten die Vermittler das Beziehungsmanagement und können bessere Auskünfte geben also zuvor. Das bemerkte sogar ein Mitarbeiter des Jugendamtes.
Durch eine bessere Vermittlung konnte so auch die Fluktuation der Schulbegleitungen vermindert werden. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter wurde dadruch gestärkt.
Außerdem schätzen die Vermittler die Synchronisation der Kontakte auf den mobilen Geräten. Zuvor garnicht in den Zielsetzungen konkretisiert, zeigte sich eine weitere Erleichterung darin, bei vielen Auswärtsterminen alle Adressen aktuell zu haben.
"Wir hätten nicht gedacht, wie übersichtlich und gebündelt die Infos vorliegen können. Die Korrespondenz mit unseren anderen Standorten hat sich dadurch heute auf das Wesentliche minimiert und alle haben eine bessere Übersicht."
Leiter Standort Dortmund